Recuperamos la memoria institucional

	Archivo Central de la Universidad antes de iniciar proceso de organización.

La Universidad del Valle está en el proceso de organización y creación del Archivo Central de la Universidad, para que la información institucional sea recuperable y pueda ser usada por la administración en el servicio al ciudadano, y como fuente de la historia.

La organización del Archivo Central de la Universidad inició en el año 2004 con la clasificación e identificación de los documentos que reposaban en la bodega. Se recuperaron documentos históricos como el himno de la Universidad del Valle con el arte original y la primera contabilidad de la Universidad, del año 1945.

En concordancia con la Ley General de Archivos, Ley 594 del 2000, que obliga a las instituciones públicas a crear, organizar, preservar y controlar sus archivos, teniendo en cuenta la procedencia, el orden original y el ciclo vital de los documentos, la Universidad del Valle se encuentra en la fase final de la organización del Archivo Central.

Según el jefe de la Sección Documental José Alberto Giraldo, a futuro se pretende crear una ventanilla única que reciba y entregue las comunicaciones oficiales, digitalizar los documentos del archivo central e histórico para ponerlos al servicio de la comunidad interna y externa, ya que “en la sección tenemos en cuenta el papel que la Universidad del Valle ha tenido en el desarrollo del Valle del Cauca y del Municipio de Cali”.

	Estado actual del Archivo Central

En el año 2005 la Sección de Gestión Documental inició el proceso de la elaboración de las tablas de retención documental, un instrumento archivístico que permite conocer los documentos que produce cada oficina y el tiempo que permanecen en éstas, las tablas también deben indicar cuándo un documento se destruye, cuáles documentos deben pasar al archivo central de la Universidad y cuáles son de carácter histórico.

Éste primer paso para la organización del Archivo Central terminó en el 2010. Del proceso resultaron 640 tablas de retención de la Universidad y todas sus sedes. El paso a seguir en su consolidación es la aplicación de las tablas de retención, la organización de los archivos de cada dependencia y la transferencia al archivo central de documentos del año 2006 hacia atrás.